7主な強力なメンバーシップデータベースへのステップ！

今日の動きの速い世界では、非営利団体のボランティアは、彼らが管理ボードの上に座るように短い時間を持っていることを発見されています。人々が手を配置するために不本意では、コミュニティのために自分たちの生活の一部を放棄することを決めたいくつかのトロイの木馬に信じられないほどの緊張を置いている。このようなワークロードは、最終的に誰もが失うように関連する組織の衰退につながっている。この問題を解決する一つの方法は、メンバシップデータベースを最大限に活用することである。

技術はこれらの素晴らしい人々の作業負荷を減らすことができる方法を示すいくつかの簡単なヒントがここにあります。それも、他の人が参加し、それによって皆のための時間と労力を削減するために奨励することもできます。

キーステップ＃1 - 並べ替えのメンバーのクラスに

座って、あなたの組織が持つ会員のさまざまなクラスを決定します。データベースは、各メンバーに関連するクラスを割り当てることができていることを確認します。たとえば、組織の体質は、社会人のために許可されている場合は、それに属する人々にこのクラスを割り当てることができます。あなたが唯一の社会人ている人への手紙/電子メールを送信する必要がある場合、データベースはその後、社会のメンバーに基づいて検索結果を生成し、書き込み、または膨大な時間を節約し、これらのデータベースから直接に電子メールで送信するようにする必要があります。

キーステップ＃2 - カテゴリを設定します。

一部のメンバーがスポンサーや選手、あるいはその両方であると仮定しましょう​​。我々は年次プレゼンテーション夕食を持ってしようとしている場合は、当社のデータベースには、スポンサーである私たちのクラブや非営利で、誰もが容易に識別できるように、私たちは無限のカテゴリを設定できるようにする必要があります。それは我々が見て、言っているだけリストしてはいけません "彼らはスポンサーだ。"これはミスにつながる、あなたは誤って招待リストをオフに残されるスポンサーは誰かを賭けることができます。我々はまた、サッカーのトップグレードにあるすべてのそれらのプレーヤーにご連絡する場合があります。サッカー選手のメインカテゴリの下にそのようなサブカテゴリーを割り当てると、メッセージはすべてのサッカー選手に関連してまたは、我々が望む場合にのみ、トップ年生を検索できるかどうか我々は独自にサッカー選手を検索することができます。

キーステップ＃3 - データベースを最新に保つ

それは時代遅れであるデータベースを持つことは良いことではない。データベースを定期的に見直し、それに応じて更新されます誰かにタスクを割り当てることができます。これは長い目で見れば時間の節約になります。

キーステップ＃4 - データベースで使用するためにシンプルであることを確認してください

使用することは困難であるデータベース·システムは、それを使用する必要があります新しい委員会のメンバを参照して闘争して、興味を失うことになります。このごろ時間がハンドオーバにシステムを勉強しようとして無駄にされないように、使いやすい多くの便利な手頃​​な価格のパッケージがあります。

キーステップ＃5 - あなたのデータベースも簡単にアクセスできます？

一人のコンピュータに格納されているデータベースを持つことは、常に理想的ではありません。他の許可されたメンバーは人が休暇や病気で不在の場合は難しい場合があります異なる時期にこのデータベースへのアクセスを取得する必要があります可能性があるためです。

キーステップ＃6 - 歴史的なデータを記録することができますデータベースがある

それはすぐにメンバーまたはすぐに、データベース内の他の誰と過去の接点を見てできるようにするには便利です。彼らはミーティングの通知や更新サブスクリプションを送信したとき、それは可能性があります。すべての紛争がある場合、それはあなたも一緒に持っていたあなたは憲法を遵守することをすべての取引の記録を持っている良い統治です。

キーステップ＃7 - "地雷"データベース！

データベース内の各連絡先に関する十分な情報を記録することによって、あなたのクラスとカテゴリを見て、そのような募金などの活動がこれらのグループを見て、より適切で成功すること、それに応じて行動することができるかどうかを判断することができます。例えば、我々のデータベースの多数がゴルフを楽しむならば、我々は可能性があり、ディナーで一日オフキャッピングクラブハウスのテレビでアメリカのマスターズの最終段階を見て、続いて楽しいチームのイベントから始まるゴルフの日を整理するかもしれません我々の組織のための資金を調達するために使用されます。

メッセージは非常に明確である。強力な、シンプルなデータベースを提供することができます利点を過小評価することはありません！